Ketika Anda berniat melamar pekerjaan pada perusahaan asing atau bekerja pada perusahaan yang mewajibkan penggunaan Bahasa Inggris, maka penulisan emailnya harus menyesuaikan dengan bahasa tersebut. Apalagi konteksnya melamar pekerjaan, maka email formal bahasa Inggris yang harus Anda susun.
Agar tidak keliru dan malah menjadi penyebab Anda tereliminasi pada seleksi pertama dan tidak mendatangkan miskomunikasi dengan rekan kerja, simaklah tips-tips yang sudah kami susun di bawah ini!
Tips Membuat Email Formal Bahasa Inggris
Saat ini ada banyak contoh email formal bahasa Inggris yang dapat Anda jadikan pedoman sebelum menulisnya sendiri. Namun beberapa orang merasa kesulitan ketika harus menyusun struktur awal hingga balasan email formal bahasa Inggris.
Oleh karena itu beberapa tips di bawah ini dapat membantu:
1. Memahami Struktur Umum Email Formal
Berbagai jenis surat resmi, yang bahkan berbentuk elektronik sekalipun, pasti memiliki struktur umum tersendiri. Struktur tersebut dapat membantu penerima email untuk memahami isi email, sehingga maksud Anda tersampaikan dengan tepat.
Nah, beberapa struktur umum pada email di antaranya adalah:
a. Subject
Penerima email pertama kali akan melihat subject ketika melihatnya di kotak masuk. Beberapa orang juga menyebut subject sebagai judul, karena dapat menggambarkan isi pesan yang mereka terima.
Oleh karena itu, pastikan untuk menuliskannya dengan jelas dan singkat, namun tetap dapat menarik perhatian penerima.
b. Sapaan
Sapaan “kepada” atau “Dear” merupakan hal patut terlampir dalam email. Sapaan yang Anda tuliskan berguna untuk memperjelas siapa orang yang dituju. Hal ini juga menunjukkan sopan santun dan rasa hormat.
c. Pembukaan
Pada bagian ini penulis harus memberi kejelasan mengenai apa maksud dan tujuan dalam mengirimkan email. Misalnya adalah untuk melamar kerja, menawarkan kerja sama, dan lain-lain.
d. Detail
Detail merupakan bagian utama yang menjelaskan secara rinci maksud email Anda, sehingga penerima dapat memahaminya dengan benar.
e. Pertanyaan, Permintaan, Maupun Aksi
Dapat menjadi bagian yang memperjelas keinginan kepada penerima email. Aksi dalam konteks ini adalah meminta penerima untuk melakukan tindakan tertentu. Misalnya memberikan konfirmasi dan pertanyaan dengan cara membalas email dalam bahasa Inggris.
f. Penutup
Bagian ini berisikan ucapan terima kasih sekaligus untuk mengingatkan mengenai antisipasi Anda untuk menerima balasan email.
2. Buat Bagian Awal dan Akhir yang Menarik
Untuk mengambil perhatian pembaca dan agar segera mereka buka, buatlah subject atau judul yang menarik. Maksud menariknya adalah dengan menekankan poin penting atau hal menguntungkan bagi penerima email.
Meskipun menarik, tetap ingat untuk berada pada koridor yang benar, mengingat email tersebut bersifat formal. Jangan sampai subject tersebut hanya menjadi clickbait, sedangkan isinya berbeda, Jika begitu, kredibilitas Anda juga terancam di mata penerima.
3. Memakai Bahasa Resmi yang Mudah Dipahami
Sejak membuat kalimat pembuka email formal bahasa Inggris hingga penutup, pastikanlah untuk menggunakan bahasa Inggris yang resmi. Jangan pernah memasukkan slang word sekali pun!
Selain memerhatikan formalitas, gunakan jugalah kata-kata yang mudah dipahami oleh penerima. Tidak perlu menggunakan istilah yang sulit hanya untuk terlihat pintar atau keren.
4. To-the-Point dan Tidak Bertele-tele
Dalam dunia profesional yang dinamis, hindarilah menuliskan pesan yang bertele-tele. Fokus saja pada tujuan utama untuk menyampaikan keinginan atau pesan secara langsung dan efektif, bukan berfokus pada panjang email.
Agar tetap dapat fokus pada inti pesan, Anda dapat membuat draft terlebih dahulu. Di dalam draft tersebut dapat berisikan poin-poin penting yang ingin disampaikan kepada penerima email.
Jadi, pastikan terlebih dahulu untuk menuliskan poin-poin penting tersebut. Setelah itu, apabila masih ada hal yang ingin Anda tambahkan, Anda bisa menuliskannya kemudian.
5. Tinjau Kembali Email Sebelum Dikirimkan
Walaupun hal ini merupakan aturan tidak tertulis yang patut dilakukan, ternyata masih banyak orang yang mengabaikan peninjauan atau pengecekan ulang.
Membaca kembali lagi pesan dapat membantu melihat lagi mengenai potensi kesalahan, seperti salah ketik, alur tulisan, ejaan, dan lain-lain. Email yang telah melewati tahapan pengecekan akan jauh lebih sempurna dan dapat membantu Anda membangun citra baik kepada penerima email.
Tips-tips di atas jika Anda kerjakan semuanya, pasti akan menghasilkan email formal Bahasa Inggris yang baik dan menarik. Apalagi jika memiliki kemampuan writing Bahasa Inggris yang bagus. Dengan begitu, tujuan yang Anda inginkan ketika menulis pesan, lebih terbuka lebar untuk tercapai. Selamat mencoba!