Formal Invitation letter merupakan teks yang berisikan undangan sehingga orang tersebut menghadiri acara penting. Dengan mempelajari Invitation letter maka Anda mampu memberikan informasi lebih mendalam lebih dari kartu undangan biasa. Bersifat personal, tidak sedikit yang merasa tersentuh untuk menghadiri acara penting tersebut.
Pada dasarnya Invitation letter terbagi menjadi dua macam. Ada informal dan formal. Kemudian untuk informal invitation menggunakan bahasa tidak baku atau santai. Sedangkan formal lebih kepada struktur tertata rapi dan baku. Nah, untuk pembahasan kali ini kita akan pelajari lebih lanjut tentang formal invitation.
Struktur, Expression Hingga Contoh Formal Invitation Letter Lengkap
Biasanya invitation letter yang lebih formal adalah undangan wisuda, undangan pernikahan, undangan wali murid hingga acara resmi lainnya. Sedangkan untuk informal adalah situasi yang tidak resmi seperti undangan makan malam, undangan pesta, dan lainnya.
Selain itu, informal bisa disampaikan melalui memo, media sosial, ataupun pesan singkat. Kemudian untuk mengetahui secara jauh, sebaiknya Anda pahami dulu terkait struktur invitation letter.
Struktur Invitation Letter
Formal Invitation letter memiliki struktur yang khusus untuk membangun formal invitation itu sendiri. Tujuannya adalah untuk memperjelas undangan sehingga menghindari kesalahpahaman atau kesimpangsiuran sebuah informasi. Umumnya invitation letter terdiri dari invite, body of invitation, occasion, day or date, time, place dan inviter.
Bagian struktur tersebut dapat membangun invitation letter lebih lengkap. Invite yaitu siapa yang akan diundang, body of invitation merupakan isi undangan.
Isi undangan berisi occasion atau untuk acara apa undangan tersebut dibuat. Sementara day or date merupakan hari dan tanggal acara. Berikut dengan time atau waktu dilaksanakan acara.
Tentunya ada place atau tempat acara diadakan dan inviter adalah siapa yang mengundang. Jika semua unsur tersebut ada dalam sebuah invitation letter maka sudah jelas dan detail untuk disampaikan pada orang yang di undang.
Ekspresi Pembukaan (Opening Expressions)
Pada ekspresi pembukaan Formal Invitation letter, biasanya akan ada kalimat untuk mengawali sebuah percakapan atau invitation. Sebagai contohnya sebagai berikut.
- We are very pleased to say that our company has advanced progress in the previous years. After going through various processes we are finally at this point. ( Kami sangat senang untuk mengatakan bahwa perusahaan kami telah maju kemajuan di tahun-tahun sebelumnya. Setelah melalui berbagai proses akhirnya kita sampai di titik ini.)
- We are very pleasure to inform that our proposal join corporation has been achieved by PT. Express Corp.Ltd. ( Kami sangat senang untuk menginformasikan bahwa proposal kami bergabung dengan perusahaan telah dicapai oleh PT. Express Corp.Ltd).
- I am very happy to say that our school has received satisfactory value grade A in accreditation from Ministry Education and Culture.(Saya sangat senang untuk mengatakan bahwa sekolah kami telah menerima nilai A yang memuaskan dalam akreditasi dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan).
- With great pleasure, we wish to inform to business partners that we are success in running the annual program. (Dengan senang hati, kami ingin menginformasikan kepada mitra bisnis bahwa kami berhasil menjalankan program tahunan).
Beberapa contoh tersebut adalah kalimat pembuka untuk mengawali undangan. pada dasarnya kalimat tersebut berisi sebuah alasan atau menunjukkan suatu keperluan atau kesuksesan. Sebelum akhirnya dilanjutkan kalimat undangan.
Ungkapan Undangan Formal ( Purpose Expressions of formal Invitation)
Formal Invitation letter selanjutnya adalah menyampaikan maksud atau tujuan dari penyampaian sebuah informasi pembuka. Umumnya pada bagian ini pengundang mengungkapkan undangan formal. Contohnya sebagai berikut.
- We would like to ask you attending this important event for our success annual meeting. ( Kami ingin meminta Anda menghadiri acara penting ini untuk kesuksesan pertemuan tahunan kami).
- We would like to invite you to invite the webinars that we will be holding. (Kami ingin mengundang Anda untuk menghadiri webinar yang akan kami adakan).
- I expect you will come to our victory celebration.( Saya berharap Anda akan datang ke perayaan kemenangan kami).
- We cordially you manage your time to join our company meeting. (Kami dengan hormat Anda mengatur waktu Anda untuk bergabung dengan pertemuan perusahaan kami).
Ungkapan Menunjukkan Tempat, Tanggal, dan Waktu ( Expressions to state the place, date and time)
Untuk isi Formal Invitation letter berisikan informasi tempat, tanggal dan waktu pelaksanaan acara. Sehingga Anda harus menyebutkan secara detail kapan dan di mana acara tersebut terselenggara. Misalkan :
- The meeting will be held at 8.00 p.m. on the coming Friday, September 11th 2021 at Grand Suka Hotel Banjarmasin ( Rapat akan dilaksanakan pada pukul 20.00 WIB pada hari Jumat, 11 September 2021 mendatang di Hotel Grand Suka Banjarmasin).
- This annual meeting will be held at 3.00 pm , Sunday, September 7, 2021, Main Hall of Plaza Indonesia, Jakarta. ( Pertemuan tahunan ini akan dilaksanakan pada pukul 15.00 WIB, Minggu, 7 September 2021, di Aula Utama Plaza Indonesia, Jakarta).
- The event will be held on Monday, 14 September 2021 at 8.30 a.m. – 11.30 a.m. at Sungkai Room of Ibis Hotel Bandung ( Acara akan dilaksanakan pada hari Senin, 14 September 2021 pukul 08.30 – 11.30 di Ruang Sungkai Ibis Hotel Bandung).
- The seminar will be held at 7.00 p.m. on Sunday, September 8, Second Floor of Arya Duta Hotel Pekanbaru (Seminar akan dilaksanakan pada pukul 07.00 WIB. pada hari Minggu, 8 September Lantai 2 Hotel Arya Duta Pekanbaru).
Ekspresi Penutupan Undangan Formal ( Closing Expression of Formal Invitation)
Setelah menyampaikan maksud dan mengharapkan kehadiran dari seseorang yang Anda invite dalam Formal Invitation letter maka selanjutnya adalah menyampaikan kalimat penutup seperti ungkapan terimakasih dan lainnya. Contohnya sebagai berikut.
- Thank you very much your intentions.
- ( Terima kasih atas niat Anda).
- Thank you for coming to our event
- ( Terima kasih atas kedatangan Anda ke acara kami).
- Thank you for taking your time
- ( Terima kasih telah meluangkan waktu Anda).
- Thank you for your attention
- (Terima kasih atas perhatian Anda).
Contoh Formal Invitation Letter
Setelah mempelajari apa itu invitation letter secara formal, selanjutnya Anda simak contoh berikut ini sehingga semakin paham. Pilihan menarik dalam membuatnya adalah penggunaan bahasa Inggris untuk bahasa perantaranya. Hal ini bisa diterapkan untuk undangan resmi maupun tidak resmi.
Terutama Anda yang membutuhkan referensi dalam pembuatan invitation letter dalam bentuk formal. Contohnya sebagai berikut.
1. Contoh Undangan pernikahan ( invitation Wedding)
Semarang, June 22, 2022
To: Sarah Saraswati
We want to share the joy and blessed moment specially of our marriage with you.
We write the invitation to invite all of you to come and joy with us at day our wedding reception.
Please come on our wedding :
Date : June 30, 2022
Place : Aula Sabuga
Time : 18.00 PM – end
It’s a blessing for us if you are there and pray for our new life.
Thank you for your attention
My sincere greeting,
Ria and Daniel
Terjemahan Formal Invitation letter
Semarang, 22 Juni 2022
Kepada: Sarah Saraswati
Kami ingin berbagi kegembiraan dan momen terberkati khususnya pernikahan kami dengan Anda.
Kami menulis undangan untuk mengundang Anda semua untuk datang dan bersukacita bersama kami di hari resepsi pernikahan kami.
Silakan datang di pernikahan kami:
Tanggal : 30 Juni 2022
Tempat : Aula Sabuga
Waktu : 18.00 WIB – selesai
Merupakan berkah bagi kami jika Anda ada di sana dan berdoa untuk kehidupan baru kami.
Terima kasih atas perhatian Anda
Salam tulus saya,
Ria dan Daniel
2. Invitation Letter Acara Seminar
Contoh Formal Invitation letter untuk seminar sebagai berikut.
Jakarta, Mei 17, 2022
To: Mrs. Maria Rahayu Agustin, M.Hum
Due to the Karnaval Sastra and Art event, we will hold the seminar on the topic of Indonesian Linguistic and Literature era Modern. We will invite you to be one of the our moderator for this seminar Karnaval Sastra.
Please come on the seminar :
Date: Mei 30, 2022
Place: PSBJ hall
Time: 08.00 AM – end
It is an honor for us if Miss Maria is pleased to attend as well as being a moderator at the seminar until the event is more successful. Thank you for your attention it.
With sincere respect,
Tria Ananda Luis
Terjemahan Formal Invitation letter :
Jakarta, 17 Mei 2022
Kepada: Ibu Maria Rahayu Agustin, M.Hum
Sehubungan dengan adanya Karnaval Sastra dan Seni, maka kami akan mengadakan seminar dengan topik Linguistik dan Sastra Indonesia Era Modern. Kami akan mengundang Anda untuk menjadi salah satu moderator kami untuk seminar Karnaval Sastra ini.
Silahkan ikuti seminarnya :
Tanggal: 30 Mei 2022
Tempat : Aula PSBJ
Waktu: 08.00 – selesai
Suatu kehormatan bagi kami jika Ibu Maria berkenan hadir sekaligus menjadi moderator seminar hingga acara semakin sukses. Terima kasih atas perhatiannya.
Dengan rasa hormat yang tulus,
Tria Ananda Luis
3. Invitation Letter Undangan Wisuda
Contoh Formal Invitation letter tersebut adalah sebagai berikut.
Jakarta, June 01, 2022 To: Sisca Miranda Dear Mrs. Sisca Miranda, We would like to invite you and your parents to attend the Universitas Gajah Mada graduation ceremony. The graduation will be held on: Date: June 10, 2022 Time: 13 00 PM – 17.00 PM Place: Graha Universitas Gajah Mada We are waiting for your arrival to celebrate the graduation procession at the Graha Jakarta. Please be on time! Thank you for your attention it. With respectfully, Public relations team Universitas Gajah Mada.
Terjemahan
Jakarta, 01 Juni 2022 Kepada: Sisca Miranda Yang terhormat Ibu Sisca Miranda, Kami ingin mengundang Anda dan orang tua Anda untuk menghadiri upacara wisuda Universitas Gadjah Mada. Wisuda akan dilaksanakan pada : Tanggal : 10 Juni 2022 Waktu : 13.00 – 17.00 WIB Tempat : Graha Universitas Gadjah Mada Kami tunggu kedatangannya untuk merayakan prosesi wisuda di Graha Jakarta. Harap tepat waktu! Terima kasih atas perhatiannya. Dengan hormat, tim Humas Universitas Gadjah Mada.
4. Formal Invitation letter Event Resmi
Anfield, Liverpool
18 March 2021
To:
Mrs. Clarissa Robert
Dear Mrs. Clarissa Robert,
I am Diana Louis the Costumer Service Manager For RED HOUSE SUPERMALL. I am writing on behalf of the company. We would like to thank you for being a loyal and best customer of our Mall and our premium product.
We would like to invite you to attend an important product launch event in our store for premium brands. This corresponds to your previous purchase list with us. We would be very happy to have you at our event launch.
Day/Date: Friday, 23 March 2021
Time : 8.30 a.m. – 12.00 a.m.
Venue : Red House Supermall
RSVP to : redhouse@gmail.co.uk
Dress : Formal
It would be a great pleasure for us if you could attend this event.
Thank you for your attention.
Your sincerely,
Diana Louis
Costumer Service Manager
Terjemahan Formal Invitation letter:
Anfield, Liverpool
18 Maret 2021
Ke:
Nyonya Clarissa Robert
Ibu Clarissa Robert yang terhormat,
Saya Diana Louis Manajer Layanan Pelanggan Untuk RED HOUSE SUPERMALL. Saya menulis atas nama perusahaan. Kami ingin mengucapkan terima kasih telah menjadi pelanggan setia dan rekomendasi Mall kami dan produk premium kami.
Kami ingin mengundang Anda untuk menghadiri momen penting peluncuran produk di toko kami untuk merek premium. Hal ini selaras dengan daftar pembelian Anda sebelumnya dengan kami. Kami akan sangat senang jika Anda hadir di acara peluncuran kami.
Hari/Tanggal : Jumat, 23 Maret 2021
Waktu : 8.30 pagi – 12.00 pagi
Venue : Red House Supermall
RSVP ke : redhouse@gmail.co.uk
Gaun: Formal
Merupakan suatu kehormatan bagi kami jika Anda dapat menghadiri acara ini.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Anda dengan tulus,
Diana Louis
Manajer Layanan Pelanggan
Membalas Formal Invitation
Begitu juga saat Anda menerima undangan resmi maka membalas invitation letter adalah suatu keharusan. Baik bentuknya menerima maupun menolaknya. Oleh karena itu ketika Anda ingin menerima atau menolak undangan sebaiknya kalimat yang Anda gunakan bersifat singkat, tepat waktu dan sistematis.
Jangan sampai kita menerima Formal Invitation letter kemudian memberikan balasan setelah acara selesai. Sebaiknya Anda usahakan membalasnya tepat waktu sebelum acara tersebut diselenggarakan. Sehingga pengirim dapat memastikan siapa yang dapat hadir dalam acaranya.
Begitu juga ketika Anda tidak dapat memenuhi undangan tersebut. Meskipun Anda menolak atau tidak dapat hadir namun Anda tetap harus mengucapkan apresiasi kepada pihak yang mengundang. Jika penerima dapat menghadiri undangan tersebut maka tetap harus menginformasikan kehadirannya.
Bersedia Hadir
Contohnya sebagai berikut :
- I will be happy to attend your wedding and eagerly look forward to helping you on this happy occasion ( Saya akan dengan senang hati menghadiri pernikahan Anda dan dengan senang hati berharap dapat membantu Anda pada kesempatan yang berbahagia ini)
Selain itu dalam jawaban Formal Invitation letter bisa dengan kalimat berikut.
Dear Mrs Diana
Thank you for your kind invitation to the event that you are inviting me on Saturday, 23 Marc 2021 at 8.30 a.m. – 11.30 a.m. at Red House Supermall. I will be happy to attend the event launch. I am looking forward to coming to the occasion.
Yours sincerely,
Clarissa Robert
Terjemahan
Dear Bu Diana
Terima kasih atas undangan baik Anda ke acara yang Anda undang saya pada hari Sabtu, 23 Maret 2021 pukul 8.30 – 11.30 di Red House Supermall. Saya akan dengan senang hati menghadiri peluncuran acara. Saya tidak sabar untuk datang ke acara tersebut.
Dengan hormat,
Clarissa Robert
Baca juga : Formal Letter: Pengertian, Ciri, Struktur, dan Contohnya
Tidak Dapat Memenuhi Undangan/Penolakan
Sedangkan kalimat untuk mengkonfirmasi tidak dapat memenuhi undangan bisa dengan contoh sebagai berikut.
– Thank you for your kind invitation to join that new product webinars. Unfortunately, I can’t join this program because I have something to do related to the company’s annual event. (Terima kasih atas undangan Anda yang baik untuk bergabung dengan webinar produk baru itu. Sayangnya, saya tidak dapat mengikuti program ini karena saya memiliki sesuatu untuk dilakukan terkait dengan acara tahunan perusahaan).
Setelah Anda mempelajari Formal Invitation letter dari visitpare.com, maka Anda sudah memahami bagaimana pembuatan dan cara membalasnya.