Tugas Karyawan Notaris dan Kualifikasinya

Tugas Karyawan Notaris dan Kualifikasinya

Apakah pernah melihat papan nama profesi notaris ketika jalan-jalan? Perlu diketahui, bahwa di dalamnya terdapat orang yang menempati posisi notaris dan karyawan notaris. Sebagai penyokong, tugas karyawan notaris tak kalah berat dan memiliki peran penting. Bahkan prosedur untuk diterima di posisi tersebut cukup sulit. Beberapa kantor notaris memberikan persyaratan ketat.

Karyawan notaris merupakan sebuah profesi bagi orang-orang yang telah menuntaskan pendidikan hukum dan berbekal lisensi dari pemerintah. Untuk selanjutnya, profesi tersebut mendapatkan wewenang untuk melakukan hal-hal hukum, misalkan sebagai saksi dalam penandatanganan dokumen. Lebih lanjut mengenai tugas dan tanggung jawabnya, bisa dilihat pada uraian di bawah.

Tugas-Tugas dan Tanggung Jawab Karyawan Notaris

Seorang karyawan notaris memiliki tugas yang beragam dan tergolong berat. Karena memang tanggung jawabnya penuh untuk menyokong seluruh pekerjaan notaris agar berjalan baik. Perannya yang sangat penting di dalam kantor menuntutnya untuk bekerja dengan sungguh-sungguh. Jika berminat dengan posisi ini, bisa menyimak tugas-tugasnya berikut:

1. Mempersiapkan Pembuatan Akta

Tugas karyawan notaris yang pertama adalah melakukan persiapan agar pembuatan akta dapat berjalan dengan lancar dan sesuai prosedur. Bukan hanya mempercepat proses tersebut, tugas ini juga mempermudah notaris dalam menyelesaikan pekerjaannya. Jadi seorang karyawan notaris harus cakap dan mampu melakukan pekerjaan ini dengan tanggung jawab penuh.

Dalam tugas persiapan sebelum membuat akta, sebenarnya karyawan notaris hanya melakukan pekerjaan-pekerjaan secara teknis. Meski begitu, perannya cukup signifikan. Berikut beberapa tugas yang harus diselesaikan:

  • Cakap dalam melakukan komunikasi dengan para klien.
  • Setiap bulan, karyawan notaris membuat minuta akta dalam satu bundel dengan jumlah maksimal 50 berkas. Jika lebih, bisa dijadikan beberapa bundel.
  • Merapikan berkas agar memudahkan mencari dan mengambilnya.
  • Menyusun daftar protes dari surat-surat berharga, baik yang diterima maupun ditolak.
  • Menulis buku daftar klapper untuk pihak klien dan keperluan legalitas.
  • Membuat repertorium dan memasukkan data berupa tanggal dikirimnya daftar wasiat ke dalamnya.
  • Membuat buku yang berisi daftar surat sesuai persyaratan wajib yang didasarkan pada undang-undang.

2. Menjadi Saksi dari Pengesahan Akta

Tugas berikutnya dari karyawan notaris yang harus dipegang teguh tanggung jawabnya adalah berperan sebagai saksi saat pengesahan akta. Tujuannya untuk dijadikan bukti bahwa akta notaris merupakan data yang resmi dan otentik. Pada lain kesempatan, karyawan notaris juga bertugas sebagai saksi pengganti. Alasannya karena syarat seorang saksi harus dikenal oleh notaris.

Tugas lain yang tak kalah penting dalam proses pengesahan adalah mendengarkan pembacaan seluruh isi akta yang dilakukan oleh seorang notaris. Karyawan notaris harus menyimak dan mendengarkannya secara saksama, bahkan hingga pembubuhan tanda tangan. Karena bisa digunakan konfirmasi jika di dalamnya tidak terdapat kesalahan.

Tidak hanya itu saja, ternyata ada tugas karyawan notaris yang lainnya. Ketika notaris sedang melakukan perjalanan dinas atau terganggu kesehatannya, karyawan notaris bisa menjadi seorang pengganti. Tugasnya yaitu membacakan akta di depan klien atau penghadap.

3. Mengarsipkan Dokumen

Seluruh dokumen yang ada di kantor notaris itu penting bagi administrasi. Karena itulah, seorang karyawan notaris mendapat tanggung jawab untuk melakukan pengarsipan. Tugas utamanya adalah menyimpan dan merapikan dokumen sesuai dengan urutan tertentu. Tujuan dari kegiatan mengarsipkan yaitu memudahkan menemukan dokumen ketika diperlukan mendadak.

Selain itu, dokumen yang diarsipkan oleh karyawan juga menyingkat waktu notaris saat menyusun laporan bulanan. Cara mengoperasikannya beragam. Namun pada umumnya, difotokopi terlebih dahulu, lalu disatukan menjadi file arsip. Peletakannya dibedakan berdasarkan jenis tertentu. Ada juga metode yang lebih mudah dengan memanfaatkan aplikasi arsip notaris.

Dokumen penting yang diarsipkan biasa disebut dengan Protokol Notaris. Macamnya pun beragam, diantaranya yaitu:

  • Minuta akta.
  • Buku berisi daftar nama klien.
  • Reportorium.
  • Buku daftar wasiat.
  • Selanjutnya Buku daftar akta yang sudah dilegalisir.
  • Buku yang isinya daftar-daftar penting bagi notaris.
  • Buku daftar protes.

4. Menjaga Rahasia Dokumen

Tugas karyawan notaris yang keempat bisa kita katakan sangat berat. Karena dalam segala kondisi, harus menjaga kerahasiaan seluruh dokumen atau Protokol Notaris. Hal inilah yang menjadi titik kesamaan tanggung jawab seluruh karyawan notaris. Meskipun nanti gajinya berbeda-beda berdasarkan kebijakan kantor.

Sifat dari Protokol Notaris itu rahasia sebab menjadi arsip negara. Bahkan jika sewaktu-waktu notaris meninggal dunia atau sudah pensiun, seorang karyawan harus tetap menjaga rahasia dokumen. Ini ia lakukan sampai ada notaris yang baru dan menyerahkan dokumen dari pimpinan sebelumnya.

Kualifikasi Karyawan Notaris

Jika melihat uraian tugas karyawan notaris, tentu cukup berat tanggung jawabnya. Alasan itulah yang membuat beberapa kantor menerapkan kualifikasi tinggi. Tapi secara umum, ada 4 poin utama yang harus karyawan notaris miliki. Berikut penjelasannya:

1. Teliti dan Jujur

Jumlah dokumen yang harus ia kelola dan arsipkan dalam kantor itu sangat banyak. Untuk menunjang tugas tersebut, seorang karyawan notaris harus teliti. Sehingga Protokol Notaris yang ia butuhkan sewaktu-waktu, bisa mudah kita temukan. Kualifikasi lain yang harus terpenuhi yaitu bersifat jujur. Pemberian informasi kepada klien dengan sebenarnya sesuai data.

2. Memahami Tata Kearsipan

Agar dokumen tersusun rapi dan tidak ada yang terselip, karyawan notaris harus paham mengenai tata kearsipan. Ini menjadi hal dasar yang mungkin terkesan sepele, tapi sangat penting. Beberapa aturan dasar yang perlu kita perhatikan adalah:

  • Mengetahui cara menyimpan dokumen yang benar sesuai urutan.
  • Memiliki tempat menyimpan dokumen, seperti rak dan almari.
  • Mempunyai fasilitas lengkap untuk mendukung proses pengarsipan.

3. Menguasai Undang-Undang Kenotariatan

Meskipun perannya hanya karyawan, tapi juga harus paham dan menguasai Undang-Undang Kenotariatan. Tujuannya adalah memahami pedoman tugas dari notaris agar bisa bekerja secara profesional dan sesuai prosedur. Undang-Undang Jabatan Notaris menjadi acuan karyawan sebagai asisten notaris untuk menyokong tugas-tugasnya.

4. Mampu Bekerja dalam Tim

Umumnya, sebuah kantor notaris mempekerjakan beberapa karyawan dengan tugas masing-masing. Visi dan misi notaris bisa tercapai jika karyawannya mau dan mampu bekerja sama dalam tim. Tandanya yaitu berusaha saling percaya antar sesama karyawan dan menghargai pendapatnya. Dan yang paling penting adalah mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan baik.

Gaji Karyawan Notaris

Banyak lulusan hukum yang mendaftar posisi di kantor notaris karena gajinya cukup menjanjikan. Untuk daerah ibu kota, umumnya berada di kisaran sampai Rp5.000.000 per bulan. Sedangkan upah karyawan notaris yang ada di suatu daerah antara Rp2.300.000 hingga Rp3.000.000. Jika kita lihat rata-ratanya, gajinya senilai Rp2.500.000.

Namun rentang gaji tersebut tidak sama di setiap kantor notaris. Karena semuanya memiliki kebijakan dan pembatasan masing-masing. Faktor lain yang memengaruhi adalah UMR di suatu daerah. Besarnya tugas dan banyak pengalaman juga bisa menjadi alasan gaji karyawan notaris semakin besar.

Baca Juga: 10 Tugas Admin Marketing di Perusahaan, Beserta Kualifikasi dan Gajinya

Itulah tugas karyawan notaris yang harus ia kerjakan dengan tanggung jawab. Jika kita lihat memang berat, tapi yang memenuhi kualifikasi, pasti bisa selesai secara tepat. Apalagi gajinya sesuai UMR dan dapat meningkat tergantung kebijakan kantor. Bagi yang ingin menempati posisi tersebut, bisa mengirim surat lamarannya dengan datang ke kantor atau email.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *