Dalam dunia profesional, ada banyak kemampuan dasar yang perlu kamu kuasai dan salah satunya adalah kemampuan menulis surat dalam bahasa Inggris. Nah, surat yang dimaksud tentu saja adalah formal letter atau surat resmi yang memiliki banyak aturan dalam penulisannya.
Dengan tujuan meningkatkan kemampuan writing bahasa Inggris kamu, dalam pembahasan kali ini kamu akan diajak belajar membuat surat resmi. Secara terperinci, kamu akan belajar aturan-aturan menulis surat resmi beserta dengan struktur penulisannya.
Apa itu Formal Letter: Pengertian dan Aturannya
Apakah yang dimaksud formal letter atau surat resmi dalam bahasa Inggris ini? Secara garis besar, surat resmi adalah surat yang seseorang buat untuk mewakili keperluan perusahaan atau sebuah instansi. Oleh karena itu, struktur penulisan surat ini sangat detail dan tidak boleh sembarangan.
Nah, untuk aturannya sendiri, ada tiga aturan yang harus kamu perhatikan dan cermati saat menyusun formal letter ini. Apa saja?
1. Gunakan Bahasa yang Resmi
Namanya saja surat resmi, tentu saja kamu harus menggunakan bahasa yang baku dalam menyusunnya. Hindari penggunaan elemen bahasa seperti slang, pepatah, atau idiom dalam membuat surat formal.
2. Hindari Menyingkat Kata
Dalam menulis teks bahasa Inggris, menyingkat kata adalah hal yang lumrah. Sebagai contohnya, October menjadi Oct, do not menjadi don’t, dan is not adalah isn’t. Kebiasaan seperti ini tidak boleh kamu bawa saat menyusun surat resmi.
3. Hindari Penggunaan Adverb of Degree yang Informal
Aturan ketiga adalah hindari pemakaian adverb of degree yang sifatnya informal. Adverb of Degree adalah kata keterangan yang memiliki fungsi untuk menjelaskan intensitas atau ukuran intensnya suatu hal. Nah, beberapa contoh adverb of degree yang tidak informal adalah really (sangat), so (amat), dan juga very (begitu).
Bagaimana Cara Membuat Surat dalam Bahasa Inggris untuk Kebutuhan Formal?
Untuk dapat membuat surat resmi, kamu tentu saja harus memahami bagaimana struktur penulisan surat resmi atau format dari formal letter. Tanpa menunda-nunda lagi, berikut adalah urutan struktur dari formal letter dan contoh penulisanya:
1. Addresser
Addresser adalah bagian surat resmi yang berisi tentang nama juga alamat pengirim surat. Jika surat adalah tulisan yang mewakili perusahaan, maka bagian ini bisa kamu isi nama perusahaan dan alamatnya. Namun jika surat ini adalah surat kepentingan pribadi, maka cantumkan nama serta alamat kamu.
Contoh:
Florence Beauty and Co
Jasmine Street No. 65 (Jalan Jasmine No. 65)
East Jakarta (Jakarta Timur)
2. Date
Apa struktur teks surat resmi yang selanjutnya? Bagian selanjutnya dari surat resmi adalah date atau tanggal. Secara singkat, kamu cukup menuliskan tanggal pembuatan surat resmi tersebut.
Contoh:
December 20, 2022
3. Addressee
Selanjutnya adalah Addressee. Pada bagian ini, kamu bisa mencantumkan nama juga alamat dari penerima surat. Kalau penerimanya adalah perusahaan, maka kamu bisa mencantumkan nama dan alamat perusahaan yang bersangkutan. Hal yang sama juga berlaku jika penerimanya adalah perseorangan.
Contoh:
Angela Yani
Majapahit Street No, 12
Serang, Banten
4. Salutation
Setelah menulis nama penerima surat, bagian selanjutnya adalah salutation atau salam pembuka. Jika kamu sudah mengetahui nama dari penerima surat, kamu bisa menuliskan salutation seperti “Dear Miss Alexandra Doherty”.
Sebaliknya, jika kamu belum mengetahui nama penerima surat, kamu bisa menggunakan sapaan seperti “Dear, Sir”, “Dear, Madam”, atau “Dear, to whom it may concern”
5. Body Letter
Pada bagian ini, kamu bisa menuliskan kepentingan atau maksud dari pengiriman surat tersebut. Misalnya, surat undangan konferensi pers. Maka kamu bisa mengisi bagian body letter ini dengan jadwal acara dan alasan acara tersebut dilaksanakan.
6. Closing
Pada bagian ini, kamu hanya perlu menuliskan ucapan terima kasih atas perhatian penerima terhadap surat yang kamu kirimkan. Kamu juga bisa mengungkapkan harapan bagi penerima untuk menghadiri acara yang kamu selenggarakan, jika surat resmi ini adalah surat undangan.
Contoh:
“Thank you for your consideration. We look forward to your presence at our event.”
(Terima kasih atas pertimbangannya. Kami nantikan kehadiran Anda di acara kami.)
7. Complimentary Close dan Signature
Untuk mengakhiri surat resmi kamu bisa menyampaikan salam penutup yang kemudian diikuti dengan tanda tangan kamu atau petinggi perusahaan. Beberapa contoh salam penutup adalah best regard (salam hormat) dan sincerely (dengan tulus).
Contoh:
Best Regard,
(Signature)
Antonio Queen
Itulah cara menulis surat dalam bahasa Inggris untuk kepentingan resmi atau formal. Agar kamu dapat menuliskan surat resmi dengan baik, kamu harus banyak berlatih untuk menulis surat dengan bahasa formal sekaligus memperkaya vocabulary yang bernada formal.