Office manager adalah suatu posisi atau jabatan yang sangat penting dalam suatu pekerjaan kantor. Posisi ini dikenal juga dengan nama kepala kantor. Pekerjaan utamanya adalah bertanggung jawab atas kelancaran terselenggaranya pekerjaan kantor.
Jika tidak ada office-manager, perintah dari pimpinan tidak akan tersampaikan dengan baik kepada karyawan. Kedudukan office-manager menjadi penting karena kepadanyalah pimpinan mendelegasikan tugas atau perintah sehari-hari.
Kemudian, office-manager akan menyampaikan kembali tugas atau perintah tersebut kepada karyawan lainnya. Pada akhirnya, keefisiensian pekerjaan di kantor akan tergantung pula kepada seorang office-manager.
Baca juga : Fungsi, Manfaat dan Juga Peran Media Dalam Pembelajaran
Apa Peran Office-Manager?
Sebuah perusahaan tanpa keberadaan seorang office manager ibarat sebuah bangunan tanpa tiang fondasi. Aktivitas pengelolaan kantor memang terlihat seperti aktivitas sederhana.
Namun, ketika dilakukan secara langsung, rangkaian aktivitasnya sangat beragam. Semakin luas bidang pekerjaan yang dijalankan suatu perusahaan, semakin besar juga tuntunan untuk memiliki office-manager di perusahaan tersebut.
Peran office-manager bagi suatu perusahaan tidak dapat diabaikan. Mulai dari merencanakan dan mengorganisasi hingga mengawasi dan mengendalikan segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan, dapat dipastikan kelancarannya jika ada office-manager yang handal. Inilah peran yang dimaksud:
1. Pendukung Pencapaian Tujuan yang Diinginkan Perusahaan
Salah satu peran office-manager adalah sebagai pendukung tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan tempatnya bekerja. Sebagai bentuk dukungan tersebut, office-manager terlibat dalam perencanaan untuk menentukan hal-hal apa saja yang harus dikerjakan dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki.
Misalnya, untuk mencapai hasil kerja yang optimal, office-manager patut merancang program pengembangan karyawan dalam bentuk online training. Dengan begitu, sumber daya yang ada dapat tetap bekerja maksimal dengan pengeluaran biaya yang efisien.
2. Perancang Struktur Organisasi atau Proyek
Office manager juga berperan sebagai salah satu perancang struktur organisasi atau proyek di perusahaan tempatnya berdedikasi. Rancangan struktur organisasi atau proyek tersebut dapat mempermudah pimpinan atau manajer dalam menentukan pihak mana saja yang dibutuhkan.
Dalam perannya sebagai perancang organisasi atau proyek, office-manager akan mendeskripsikan tugas setiap bidang. Termasuk juga menjabarkan tugas dari setiap sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan.
3. Pengawas Tugas Karyawan
Dalam perannya sebagai pengawas tugas karyawan, office-manager akan memberi pengarahan, bimbingan, saran, atau perintah kepada karyawan untuk menjalankan tugas sesuai SOP masing-masing. Office-manager pun akan mengingatkan karyawan agar bekerja dengan tujuan yang sesuai dengan visi/misi perusahaan.
Office-manager akan melakukan pengawasan pada setiap sumber daya yang ada secara menyeluruh. Dengan demikian, diharapkan tidak ada ada karyawan yang menyimpang dari seluruh rangkaian kegiatan kantor. Hal ini, akan membantu percepatan perkembangan bisnis perusahaan secara efektif.
4. Pusat Informasi
Kantor atau perusahaan merupakan wadah bagi penyelenggaraan bisnis. Harapannya, perusahaan tersebut akan terus tumbuh dan memberikan kesejahteraan kepada seluruh anggotanya. Jadi, peran office-manager sebagai pusat informasi sangat krusial.
Tanpa adanya kelancaran arus informasi, bisa terjadi ketersendatan komunikasi. Pasalnya, salah satu tujuan dari adanya informasi adalah untuk memperjelas rangkaian proses kerja yang dapat mempersatukan para anggotanya.
Tanggung Jawab Office-Manager
Sepintas lalu, posisi office manager terlihat menyenangkan. Sering bertemu dengan atasan, dan akrab dengan para bawahan. Akan tetapi, jika ditelisik lebih dalam, posisi ini memiliki beban tanggung jawab yang sangat kompleks.
Bagi siapa pun yang tertarik untuk melamar pekerjaan dengan posisi office-manager, sebaiknya ketahui juga apa saja tanggung jawab yang menanti jika pada akhirnya nanti diterima sebagai seorang office-manager di suatu perusahaan.
Selain itu, pengetahuan ini pun dapat bermanfaat pada proses rekrutmen agar bisa menonjolkan beberapa skill yang memang dibutuhkan oleh posisi ini.
1. Tanggung Jawab pada Urusan Manajemen dan Administrasi Proyek
Seorang office manager dapat diibaratkan sebagai gurita yang memiliki banyak tangan untuk menangani sekaligus banyak pekerjaan. Beberapa tanggung jawabnya pada urusan manajemen dan administrasi adalah seperti berikut:
- Menyimpan file rahasia dan catatan pembelian-pengeluaran.
- Membantu manajemen SDM dalam mengimplementasikan kebijakan perusahaan yang terkait dengan administrasi tunjangan dan pelatihan karyawan.
- Mengelola teknologi dan sistem telekomunikasi.
- Mengkoordinasikan kegiatan yang berhubungan dengan akuntan dan auditor pusat.
- Memelihara inventaris kantor.
2. Tanggung Jawab terhadap Kegiatan Direktur Eksekutif dan Dukungan Dewan
Berikutnya adalah tanggung jawab office-manager terhadap berbagai kegiatan yang melibatkan Direktur Eksekutif dan Dukungan Dewan. Seorang office-manager yang tidak piawai sering dibuat panik dengan tanggung jawab ini:
- Mengelola jadwal Direktur Eksekutif, termasuk jadwal rapat dan korespondensi.
- Memastikan semua proses pertemuan Keanggotaan Umum Tahunan terlaksana tepat waktu.
- Menanggapi semua permintaan yang dapat ditangani secara mandiri dan rahasia.
- Memastikan akomodasi perjalanan.
- Melakukan komunikasi dengan perwakilan masyarakat atas nama Direktur Eksekutif.
3. Tanggung Jawab dalam Hal Pengawasan Staf Administrasi
Seorang office manager juga bertanggung jawab terhadap kegiatan pengawasan staf administrasi. Walaupun tugas yang terkait dengan administrasi sudah dikerjakan oleh ahlinya, tetapi office-manager pun memiliki kewajiban untuk terlibat di dalamnya. Berikut beberapa tugasnya:
- Melakukan koordinasi dengan staf administrasi dan tim analis pendukung keputusan.
- Memastikan bahwa setiap karyawan diperlakukan dengan hormat.
- Melaporkan keputusan disiplin kepada Direktur Eksekutif untuk mendapatkan persetujuan.
- Memantau kualitas pekerjaan seluruh karyawan.
- Mengelola kontrak pemeliharaan fasilitas kebersihan, keamanan, dan sebagainya.
Kualifikasi yang patut Dimiliki Seorang Office-Manager
Ada yang menyebutkan bahwa seorang office manager ibarat man in the middle (orang yang berada di tengah). Artinya, seorang office-manager harus menghadapi, sekaligus mewakili, dua pihak di kantor atau perusahaan tempatnya bekerja.
Pihak pertama adalah bawahan atau karyawan, dan pihak kedua adalah pihak pimpinan. Tentu saja, penanggung jawab utama di kantor tetap ada pada pimpinan. Jika office-manager tidak dapat seimbang dalam melaksanakan tugasnya, sebuatn sebagai a bad office-manager akan dikenakan kepadanya.
Mengingat beratnya tanggung-jawab yang diemban office manager, tidak heran jika posisi tersebut patut diisi oleh orang yang memiliki kemampuan dan keterampilan lebih dibandingkan orang lainnya. Artinya, ada sifat-sifat atau kualifikasi tertentu yang harus dimiliki seorang office-manager. Sifat-sifat atau kualifikasi yang dimaksud adalah seperti berikut:
- Harus memiliki cukup pengetahuan (educating) dan pengalaman (training).
- Memiliki ketegasan yang sesuai dengan pekerjaannya.
- Mempunyai jiwa kepemimpinan yang dapat menginspirasi dan membimbing karyawan lain.
- Sanggup mendelegasikan kewenangan dari pimpinan kepada karyawan, atau dari atasan kepada bawahan.
- Tidak menyukai konflik atau menjauhkan diri dari sikap adu domba/menghasut.
- Mempunyai kemampuan berorganisasi yang sangat baik.
- Dapat berkomunikasi dengan baik kepada atasan dan juga kepada bawahan.
- Memiliki kepribadian (personal qualities) yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya, seperti berkepribadian antusias, peduli, sanggup mengontrol diri, netral, dan memiliki empati.
- Dapat melihat suatu masalah secara keseluruhan.
Baca juga : Struktur Organisasi Sekolah dan Tanggung Jawabnya
Berdasarkan uraian di atas, dapat dipahami bahwa office manager adalah salah satu posisi yang menjanjikan penghasilan besar. Mengingat tanggung jawabnya yang sangat besar serta kualifikasi yang diperlukan tidak sembarangan, tentunya gaji besar menjadi imbalan yang sepadan. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengetahui peran, tanggung jawab, dan kualitas seorang office-manager.