Sebagai bagian proses belajar, tidak jarang guru memberikan tugas berupa reporting setelah siswa-siswinya melakukan kegiatan. Bagi siswa-siswi yang baru saja belajar membuat reporting, ada baiknya memahami dulu seluk-beluknya, seperti pengertian reporting hingga kelebihan dan kekurangannya.
Reporting tidak hanya berguna sebagai media pembelajaran bagi siswa-siswi/mahasiswa, namun berguna juga demi kelancaran informasi instansi yang sifatnya lebih besar. Kelompok masyarakat, organisasi profit/non profit, perusahaan, hingga instansi pemerintahan juga membutuhkan hal yang bernama reporting ini.
Melihat banyaknya pihak yang membutuhkan reporting dalam kesehariannya, maka penting bagi semua pihak untuk memahami dasar-dasar mengenai reporting. Lantas, apakah yang dimaksud dengan reporting? Lalu, apa sajakah hal yang harus diketahui? mari simak pembahasan berikut!
Memahami Pengertian dari Reporting
Pelaporan adalah nama lain reporting. Pengertian reporting adalah bentuk pertanggungjawaban dari suatu pihak ke pihak lain atas sebuah tindakan/kegiatan yang sedang atau sudah dilakukan. Laporan akan menyampaikan hasil pekerjaan yang telah dilakukan selama periode tersebutharus mudah dipahami dan disampaikan secara tertulis oleh bawahan kepada atasan/pengawasnya. Laporan berisi informasi yang didukung data dan fakta sehingga informasinya dapat dipercaya. Lalu, adakah hal lain yang dapat membantu mengerti apakah itu reporting?
- Laporan adalah sebuah cara komunikasi. Penulis laporan tersebut menyampaikan informasi kepada seseorang (bisa atasan, pengawas, atau yang lainnya) akibat suatu tanggung jawab yang diemban olehnya. Laporan dapat disusun secara sederhana maupun dalam wujud paling lengkap.
- Laporan erat kaitannya dengan pencatatan. Sebelum menyusun sebuah pelaporan/reporting, penulis laporan patut melakukan pencatatan data dengan benar. Hal ini berfungsi agar data yang dilaporkan dalam reporting valid dan sesuai dengan fakta yang ada di lapangan.
- Reporting juga dapat dilakukan secara lisan. Tetapi, tentunya laporan secara lisan tidak dapat dibuktikan secara fisik dan sifatnya temporary. Laporan lisan diberikan untuk hal yang sifatnya ringan. Oleh sebab itu, kebanyakan laporan disampaikan secara tulisan.
Manfaat dari Adanya Reporting atau Pelaporan
Meskipun laporan dibuat untuk memenuhi tanggung jawab bawahan kepada atasannya, namun nyatanya tujuan adanya reporting atau pelaporan tidaklah sesederhana itu. Reporting memiliki beberapa tujuan yang kompleks dan bermanfaat untuk masa depan kelompok, organisasi, ataupun perusahaan.
Agar dapat membuat laporan yang baik, memahami pengertian reporting dan manfaatnya juga membantu memberikan bayangan mengenai apa saja yang harus ada dalam laporan. Lantas, apa saja manfaat dari adanya pelaporan atau reporting ini? Berikut pembahasannya:
- Komunikasi. Laporan bisa menjadi alat komunikasi bagi pihak satu maupun pihak lainnya. Adanya laporan membangun kesinambungan informasi, sehingga tujuan kelompok, organisasi, atau perusahaan bisa tercapai. Itulah mengapa dalam sebuah laporan informasi yang diberikan harus jelas.
- Sebagai bahan evaluasi. Seluruh kegiatan yang telah selesai dilaksanakan pelaksana akan dirangkum dalam sebuah laporan. Dengan adanya rangkuman tersebut, pelaksana maupun pengawas bisa menilai bagaimana jalannya kegiatan, sehingga jika terdapat masalah, solusinya bisa dipikirkan bersama-sama.
- Bahan pertimbangan alokasi dana periode selanjutnya. Dengan gambaran kegiatan yang diberikan oleh laporan tersebut, perencana kegiatan bisa merencanakan berapa dana yang akan dialokasikan di periode mendatang. Perencanaan bisa lebih matang karena bayangan dari kegiatan sebelumnya.
- Dokumen yang sah. Jika setelah kegiatan terjadi masalah, baik masalah hukum atau lainnya, laporan dapat menjadi dokumen yang sah untuk dijadikan bukti. Laporan/report merupakan bukti nyata dan legal yang bisa menjadi bukti jika terjadi penyimpangan.
- Penelitian dan pendidikan. Laporan mengenai sebuah kegiatan bisa dijadikan bahan pembelajaran bagi siswa-siswi. Selain itu laporan juga dapat menjadi bahan analisis untuk penelitian. Sebab, didalamnya terdapat data-data akurat mengenai suatu kegiatan dalam periode tertentu.
- Feedback pada masyarakat. Reporting bisa dijadikan bentuk feedback kepada masyarakat dari kelompok, organisasi, atau perusahaan. Masyarakat bisa mengetahui kegiatan apa saja yang telah dilakukan, apa hasil yang diperoleh institusi tersebut, dan apa dampaknya pada masyarakat.
Kelebihan dan Kekurangan dalam Reporting
Setelah memahami seperti apa pengertian reporting serta manfaatnya, penting untuk mengetahui apa kelebihan dan kekurangannya. Hal ini berguna agar calon penulis laporan tidak melakukan kekurangan yang bisa saja terjadi selama proses penulisan.
Meskipun kegunaannya banyak, reporting bak dua sisi mata uang. Jika dimanfaatkan dengan benar, reporting akan berguna untuk instansi yang membuatnya. Namun, laporan juga rawan untuk diselewengkan. Lantas apa kelebihan dan kekurangannya?
1. Kelebihan dari Reporting
Dipilih sebagai media untuk merangkum seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan, tentunya karena reporting memiliki kelebihan tersendiri. Sifatnya yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan membuatnya banyak dipakai berbagai pihak. Lantas, apa sajakah kelebihannya?
- Proses pengumpulan datanya lebih mudah. Dalam pembuatan reporting, metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode pengumpulan data sekunder. Seperti yang sudah umum diketahui, proses pengumpulan data primer jauh lebih sulit dibandingkan dengan pengumpulan data sekunder.
- Membuat pengambilan keputusan lebih cepat. Karena datanya yang lebih sederhana, pengambilan keputusan bagi pihak-pihak yang terkait dengan pelaporan tersebut akan jauh lebih mudah.
2. Kekurangan dari Reporting
Seperti yang sudah dijelaskan, reporting memiliki kelebihan dan kekurangannya. Secara singkat, reporting memiliki kekurangan karena sifatnya yang subjektif, sebab sesuai dengan sudut pandang penulisnya. Namun, bagaimana bisa subjektivitas penulis menjadi kekurangan reporting?
- Laporan bisa bersifat berlebihan. Karena sesuai dengan sudut pandang penulisnya, sangat mungkin seorang penulis akan melebih-lebihkan hasil laporan yang akan ditulisnya. Jika sudah begini, kenyataan yang ada di lapangan tidak sesuai dengan tulisan di laporan.
- Hasilnya sangat mungkin bias. Kenapa bisa seperti itu? Karena data-data sekunder yang dikumpulkan oleh penulis akan disesuaikan sesuai dengan kebutuhan laporannya, misal hanya kebaikannya saja. Jadi, baik buruknya hasil kegiatan terkadang jadi tidak terlalu terlihat.
- Laporan bisa tidak akurat. Hal ini sangat membahayakan pihak lain, sebab dapat memicu munculnya sebuah keputusan yang tidak tepat. Data-data yang tidak lengkap, subjektif, dan berlebihan bisa menjadi awal dari keputusan yang tidak tepat ini.
Bentuk Nyata Reporting dalam Kehidupan Sehari-hari
Untuk instansi yang memahami pengertian reporting beserta manfaatnya, reporting adalah hal yang tak bisa dipisahkan dari kesehariannya. Ada banyak contoh instansi yang mewajibkan adanya reporting rutin dari karyawannya untuk memantau laju pertumbuhan program atau perusahaan.
- Reporting penjualan. Apapun jenis perusahaannya, sales reporting atau laporan penjualan adalah hal yang patut untuk dibuat. Laporan tersebut berisi jumlah penjualan yang sukses dilakukan, jumlah revenue, leads, biaya dalam suatu periode serta hasil analisis data-datanya.
- Reporting dalam manajemen. Untuk bagian ini, reporting akan menyampaikan bagaimana perkembangan kegiatan serta bagaimana kinerja para karyawannya. Sehingga pihak direksi dan manajemen akan mendapatkan gambaran mengenai pelaksanaan serta tugas karyawannya.
- Dalam bidang kesehatan. Umumnya, reporting dalam bidang kesehatan digunakan dalam mencatat bagaimana keadaan sarana dan prasarana kesehatan, laporan kegiatan, serta keadaan pasien. Pelaporan sangat penting karena kesehatan sangat menyangkut hajat hidup seseorang.
Meskipun terdengar sederhana, yakni hanya pelaporan saja, jika sudah memahami pengertian reporting dan bagaimana manfaatnya, reporting tak boleh disepelekan. Saat menulis reporting, sampaikanlah data sebenar-benarnya tanpa dipengaruhi oleh subjektivitas individu dari penulisnya sendiri.
Baca juga : 5 Cara Mengecek Mental Health dan Tips Menjaganya
Apabila mengedepankan objektivitas, hasil laporan akan jauh lebih netral karena minim intervensi. Dengan begitu, keputusan atau kebijakan yang dikeluarkan berdasarkan reporting tersebut akan lebih berkualitas karena didasarkan pada kepentingan bersama.