Ada banyak keterampilan dasar yang kamu harus kuasai dalam dunia kerja atau profesional, salah satunya adalah menulis formal letter. Apa itu formal letter? Berikut adalah penjelasan lengkap formal letter: pengertian, ciri, struktur, dan contohnya. Yuk, simak!
Pengertian Formal Letter
What is a formal letter (apa itu surat resmi)? berbeda dengan personal letter, formal letter dapat kamu pahami sebagai surat yang penulisannya ditujukan untuk kebutuhan resmi. Misalnya, surat perjanjian kerja sama antara perusahaan dengan pekerja atau antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Oleh karenanya, surat ini menggunakan bahasa yang formal dalam penulisannya.
Secara terperinci, beberapa jenis formal letter adalah surat perintah, surat pengunduran diri, surat undangan, surat lamaran kerja, dan juga surat perjanjian. Bukan hanya itu, surat edaran, surat pengaduan, serta surat promosi juga termasuk dalam jenis surat formal.
Ciri Khas Formal Letter
Surat formal memiliki beberapa kekhasan yang cukup membedakannya dari jenis-jenis surat lainnya. Secara keseluruhan, berikut adalah ciri-ciri formal letter yang patut kamu ketahui.
Gaya Bahasa yang Formal
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, surat formal merupakan surat yang orang gunakan dalam lingkup profesional. Maka dari itu, pemilihan kata yang tidak bisa sembarangan. Dalam pembuatan surat formal kamu harus memilih kata yang resmi atau formal.
Selain itu, kamu juga harus menulis surat secara singkat, padat, dan jelas. Hindari penggunaan peribahasa, idiom, atau slang. Bukan hanya itu, kamu juga perlu menghindari abbreviations dan contraction.
Dalam bahasa Inggris, abbreviations dapat kamu maknai sebagai tindakan memperpendek kata, seperti examination menjadi exam. Sedangkan contraction adalah mempersingkat frasa atau kata, contohnya I have menjadi I’ve.
Menggunakan Tanda Tangan dan Cap
Ciri lain dari surat jenis ini adalah pembubuhan tanda tangan atau cap. Pada umumnya, surat formal adalah surat yang memerlukan pengesahan atau persetujuan atasan atau orang penting lainnya. Oleh karena itu, umumnya terdapat tanda tangan juga cap pada akhir surat untuk tanda bukti persetujuan.
Memiliki Kop Surat
Meski tidak semuanya, sebagian besar surat formal mempunyai kop surat atau letterhead, terutama surat resmi dari perusahaan atau instansi. Kop surat ini berada di bagian paling atas surat resmi. Pada umumnya, kop surat berisikan logo, nama, nomor telepon, dan alamat perusahaan atau instansi.
Struktur Formal Letter
Untuk dapat menulis surat formal yang baik, tentu saja kamu perlu mengetahui struktur dari surat formal itu sendiri. Simak, berikut adalah struktur formal letter!
1. Addresser (Pengirim)/Head Letter (Kop Surat)
Struktur pertama adalah addresser. Pada bagian ini, kamu bisa menuliskan nama, alamat, nomor telepon dari pengirim. Namun, apabila menggunakan kop surat, maka kamu tidak perlu lagi menambahkan informasi nama, alamat, dan nomor telepon dari pengirim surat.
2. Date (Tanggal)
Selanjutnya adalah tanggal penulisan surat. Pada umumnya, tanggal ini dituliskan sesudah nama kota. Misalnya: “Surabaya, 22 Januari 2023” atau “Denpasar, 11 Agustus 2023”.
3. Adresse (Penerima)
Setelah selesai dengan tanggal surat, hal lain yang harus kamu tuliskan adalah penerima surat. Pada bagian ini, kamu bisa menuliskan nama dan alamat dari orang atau perusahaan yang menjadi penerima surat.
4. Greeting (Salam)
Seusai menuliskan penerima surat, bagian selanjutnya adalah menuliskan sapaan atau salam untuk penerima surat. Tentu saja sapaan ini harus kamu tuliskan secara formal.
Kalau kamu mengetahui nama belakang penerima surat, maka kamu bisa menulis salam sapaan seperti “Dear, Mr. Robert”, atau “Dear, Mrs. Alexander”. Namun, jika kamu tidak tahu nama penerima surat, kamu bisa menuliskan jabatannya saja, seperti “Dear, Head of Administration”, atau “Dear, Head of Human Resources”.
5. Content (Isi)
Bagian yang selanjutnya adalah isi surat itu sendiri. Pada bagian ini kamu bisa menuliskan tujuan atau maksud dari surat yang kamu buat. Sebagai contoh, jika kamu menuliskan surat undangan acara, maka berikan informasi tentang acara tersebut serta jadwalnya.
6. Closing (Penutup)
Selanjutnya adalah bagian closing. Pada bagian ini, kamu bisa menyampaikan ucapan terima kasih atau juga harapan yang kamu tunjukkan kepada penerima surat. Berikut adalah contohnya:
Please comply with the terms of the agreement. We look forward to receiving your orders within five business hours.
Artinya: Harap patuhi ketentuan perjanjian. Kami berharap dapat menerima pesanan Anda dalam waktu lima jam kerja.
6. Signature (Tanda Tangan)
Untuk mengakhiri surat resmi, kamu bisa memberikan tanda tangan juga cap perusahaan jika memang surat tersebut adalah surat perusahaan. Namun, apabila surat tersebut adalah surat pribadi, kamu cukup membubuhkan dengan tanda tangan saja.
Formal Letter Example
Untuk memperjelas materi di atas, berikut adalah contoh formal letter bahasa Inggris. Yuk, simak!
Contoh Surat Formal Undangan atau Invitation:
(Addresser)
Sentosa Insurance
Flamboyan Street, No. 36
East Jakarta
(Date) Jakarta, January 13, 2023
(Adresse)
Jessica Wibowo Alexander
Alamanda Boulevard, no. 12
East Jakarta
(Greeting) Dear, Mrs. Alexander,
(Content) We are proud to announce the opening of our new branch in Jatinegara, East Jakarta, on 20 January 2023, at 11.00 A.M.
In this opening ceremony, we will also introduce some of the latest offerings from Sentosa Insurance. Several packages will be helpful for our customers.
As a sign of our respect for the loyalty of Mrs. Alexander, we would like to invite you as a guest at our opening ceremony and introduce some of our new products.
(Closing) We are looking forward to your presence!
Sincerely,
(Signature)
Chloe Nababan
CEO of Santoso Insurance
Terjemahan
(Pengirim)
Asuransi Sentosa
Jalan Flamboyan No.36
Jakarta Timur
(Tanggal) Jakarta, 13 Januari 2023
(Penerima)
Jessica Wibowo Alexander
Alamanda Boulevard no. 12
Jakarta Timur
(Salam) Yang Terhormat Ibu Alexander,
(Isi) Kami dengan bangga mengumumkan pembukaan cabang baru kami di Jatinegara, Jakarta Timur, pada 20 Januari 2023, pukul 11.00.
Dalam acara pembukaan ini, kami juga akan memperkenalkan beberapa penawaran terbaru dari Sentosa Insurance. Beberapa paket akan sangat membantu pelanggan kami.
Sebagai tanda penghormatan kami atas kesetiaan Ibu Alexander, kami ingin mengundang Anda sebagai tamu pada upacara pembukaan kami dan memperkenalkan beberapa produk baru kami.
(Penutup) Kami menantikan kehadiran Anda.
Dengan hormat,
(Tanda tangan)
Chloe Nababan
Direktur Utama Asuransi Santoso
Itulah pembahasan materi kelas 11 seputar formal letter dan contohnya. Semoga bermanfaat dan selamat mencoba membuatnya!